Les 7 points clés pour un système de management des idées efficace

Qu’est-ce qu’un  système de management des idées efficace ?

Quels objectifs se donner ? Quelles fonctionnalités ?

Lors de  notre réflexion sur le développement d’ID-Storm®, nous avons décidé de partir d’une feuille blanche pour réfléchir à ce dont les organisations avaient vraiment besoin.

L’objectif : distinguer les « Must have » des « Nice to have » comme disent les anglo-saxons.

Nous avons dénombré plus d’une trentaine de fonctionnalités utiles pouvant apporter un ‘plus’ à une organisation.

Après réflexion, voici notre vision des 7 points clés qui font la différence dans l’efficacité d’une démarche d’innovation participative.

Les 7 fonctionnalités clés pour un bon système de management des idées

1. Recueillir les idées :

Bien que basique de prime abord, cette fonction  doit être accessible en termes de simplicité pour n’importe quel utilisateur.

L’idée doit ainsi pouvoir être déposée en moins  de 3 clics. Dans l’idéal, les idées peuvent  être catégorisées selon des thématiques de travail définies par la direction et laisser également la possibilité aux utilisateurs de rajouter leurs propres mots clés. Ceci permettra de retrouver plus rapidement les idées par la suite.

2. Permettre un enrichissement des idées :

Un simple ‘réceptacle’ des idées ne suffit pas. Un système informatique est certes plus efficace et pérenne qu’une boite à idées physique mais il doit également permettre  l’enrichissement des idées issues des échanges entre collaborateurs.

Un bon système de management des idées doit obtenir la même richesse qu’un brainstorming classique.

Je dirais même plus : il doit aller plus loin, en permettant à des utilisateurs éloignés physiquement (pays / fuseau horaire) de prendre part à la génération et enrichissement des idées par leurs votes et commentaires.

3. Identifier les idées similaires et les doublons :

Souvent, un collaborateur peut penser qu’il est le seul à avoir une idée d’amélioration ou d’innovation. En pratique, on s’aperçoit très souvent que plusieurs collaborateurs peuvent avoir des idées identiques. Ceci peut arriver dans un intervalle de temps rapproché mais l’on voit également des idées oubliées de tous  ressurgir des années plus tard, après  le départ de collaborateurs par exemple.

Il faut donc être en mesure d’identifier rapidement si une idée a déjà été soumise ou si une idée similaire pourrait s’y rattacher.

4. Evaluer les idées :

Un point majeur ! Sauf si vous êtes une très petite organisation ou que vos collaborateurs ne soumettent que très peu d’idées,  il faut en effet être prêt à filtrer rapidement parmi une foule d’idée.

Imaginez : comment gérer 500, 1000, 10.000 idées de façon efficace, en utilisant le moins de ressources humaines ?

Il faut en effet savoir que même de grandes structures peuvent être débordées par l’adhésion des collaborateurs et la masse des idées soumises. Ainsi, lors de la 1ere année de lancement de sa démarche ID Clic, Orange s’est retrouvée submergée par une vague d’idées. Elle  a ainsi du se réorganiser pour éviter les dérives sur les temps de traitement des idées, cause d’insatisfaction majeure des collaborateurs dans une démarche d’innovation Participative.

La solution : il faut pouvoir les revoir, les évaluer et les filtrer de façon logique et rationnelle.

Un outil de scoring doit donc être intégré afin de ne pas être noyé par la masse des idées remontées par les collaborateurs ou partenaires.

Cette fonctionnalité doit permettre de se constituer un portefeuille d’idées/ projet innovant, actualisé en temps réel.

5. Suivre les idées :

Avoir des idées innovantes, c’est un bon début. Les mettre en œuvre et les suivre s’avère être plus difficile. Il est donc nécessaire d’avoir un outil pour surveiller attentivement cette phase et communiquer sur l’avancement des projets.

Ceci s’avère être un point clé pour la réussite de la démarche : si les collaborateurs ne voient pas leurs idées aboutir, ils vont perdre toute confiance dans la démarche et dans la direction. Il est ensuite très difficile de les convaincre  à nouveau du sérieux de la démarche.

6. Retrouver les idées de façon efficace.

Imaginez : votre démarche a réussi, les idées affluent et 3 ans plus tard, vous souhaitez retrouver une idée qui, à l’époque avait un potentiel mais n’avait pas été sélectionnée. Comment faire pour la retrouver simplement parmi les 50.000 idées ?

Votre système de management des idées doit vous permettre de la retrouver par différent moyens : nom de l’auteur, thématique, mot clés entrés ou tout simplement par mots clés retrouvés grâce à un moteur de recherche interne indexant toutes les idées.

Idéalement, votre outil peut s’appuyer sur des technologies d’analyse sémantique pour identifier les idées similaires (cf point sur les doublons)

7. S’adapter à votre processus interne

Ne l’oublions pas: l’outil est au service de la démarche.

Il doit s’adapter à vos spécificités (organisation, ressources, secteur d’activité…) :

• Qui pourra proposer des idées ? Qui pourra les filtrer ?
• Qui sera en charge dévaluer les idées ? Quel sera le processus utilisé ? Avec quels critères ?
• Quelles seront les étapes de validation d’une idées jusqu’à sa mise en place ?
• etc..

Voilà donc pour les 7 fonctionnalités-clés qui vont vous aider à gérer efficacement votre démarche d’innovation participative.

Plusieurs logiciels existent sur le marché (voir article précédent) : analysez leurs fonctionnalités et leur ergonomie avant de vous décider.

Prenez le temps auparavant de réfléchir aux fonctionnalités phares dont vous aurez besoin : celles qui vous permettront un gain d’efficacité par rapport à votre démarche participative.